Szolgáltatásaink

Digitális átállás
Digitalizálná vállalkozása folyamatait? Jó lenne, ha minden fontos dokumentumot megtalálna egy helyen? Önnek is az a véleménye, hogy a papíralapú dokumentumok helyett a digitális fájlokat kell előnyben részesíteni?

Mit tudunk kínálni?
- Megvizsgáljuk folyamatait, javaslatot teszünk, hogyan álljon át a digitális folyamatokra
- A digitalizáláshoz szükséges, vállalkozásához illő hardveres és szoftveres hátteret biztosítjuk
- A kínált eszközöket és szoftvereket részletesen bemutatjuk
- Folyamatábrát, tervet készítünk, hogy akár egyszerre többen is együtt tudjanak dolgozni a digitális iratokkal

Mik a fő előnyei a digitális irodának és iratkezelésnek?
- Minden fontos dokumentum biztonságban van, nem fognak elveszni, vagy megrongálódni
- Időt spórolhat, hiszen minden gyorsan és egyszerűen megtalálható
- Kötetlen munkavégzés, bárhol, bármikor rendelkezésre állnak az adatok – home office kompatibilis
- Növekvő produktivitás, gyorsabb folyamatok

Tanácsot kérne? Fontos a digitalizálás? Nincs konkrét elképzelése, de fejlesztené folyamatait? Keresse szakértőinket bizalommal!

Digitális iratkezelés
Perfekt-Doku Kft.Fő szolgáltatásunk a dokumentum digitalizálás, valamint az ehhez kapcsolódó kiegészítő tevékenységek. A digitalizálás során az ügyfél átnyújtja a papíralapú dokumentumait számunkra és az előre megbeszélt minőség (felbontás, színezés) alapján elkészítjük a dokumentumok digitális változatát. Igény szerint, ezt egy dokumentum rendezés előzi meg, ahol bizonyos szempontokat figyelembe véve felállítjuk a szkenneléshez szükséges sorrendet. Az digitalizált állományt mappa rendszerekbe gyűjtjük, mely tükrözi a fizikai rendezést, majd ezt követően valamilyen adathordozón (mérettől függően pendrive, vagy külső tárhely), vagy felhő alapú tárhelyen nyújtjuk át az elkészült dokumentumokat.
A digitalizálás legfőbb célja, hogy a papíralapú dokumentum elektronikus formában teljesen megegyezzen az eredeti példánnyal, hiszen, ha a papíralapú dokumentum sérül, vagy netán elveszik, az elektronikus verzióból bármikor elő lehessen állítani. Szükség esetén ezeket az elektronikus dokumentumokat elektronikus aláírással és időbélyegzővel is ellátunk, mely azt jelenti, hogy a papíralapú dokumentum akár selejtezhető is, hiszen onnantól az elektronikus irat számít az eredetinek.

A digitalizálás előnyei

✔  Rendszerezettség: az elektronikusan tárolt, logikus mappastruktúrákba rendezett iratok könnyebben áttekinthetők, mint a dobozokban tárolt iratok.

✔  Központosított iratok: központosított rendszerben, elektronikusan rendszerezzük dokumentumait, ezzel segítve a mindennapi gördülékeny munkavégzést, így minden egy helyen, pár kattintással elérhető.

✔  Helymegtakarítás: az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott dokumentum a papíralapú iratot teljes mértékben helyettesíti, így iratait irodán kívül is tudja tárolni.

✔  Gyors kereshetőség: karakterfelismeréssel ellátott dokumentumai tartalma gyorsan és egyszerűen kereshetővé válik.

✔  Kezelhető tartalom: A karakterfelismerésnek köszönhetően a beszkennelt dokumentum nem csupán egy kép fájl, hanem egy olyan pdf, amelyből akár adatokat is ki tud másolni (e-mailbe, word fájlba stb.), ezáltal a hosszú adatsorokat, mint például számlaszámok, címek, nevek gyorsan és pontosan átemelhetők egy másik dokumentumba.

✔  Iratok megmentése: a kötelezően megőrzendő iratait biztonságban tudhatja, hiszen amennyiben már digitalizált az irat, nem kell attól tartania, hogy elveszik, megrongálódik, vagy sérül annak adattartalma.

✔  Kulcsinformációk kinyerése egyszerűen: akadnak Önnél olyan iratok, melyeket csupán néhány kulcsinformációért tárol irodájában? Ezek megkeresése jelentős időt felemészthet. Dokumentumai elektronikus tárolásával időt, energiát és helyet takaríthat meg.

✔  Pályázati anyagok biztonságban: sok esetben a korábban használt pályázati anyagok egy későbbin is felhasználhatók, így érdemes azokat biztonságban tudni, elektronikusan tárolni.

✔  NAV adatszolgáltatás: ellenőrzés során pontos, gyors dokumentumátadás.

Iratok elektronikus hitelesítése
Perfekt-Doku Kft.Digitalizált iratait elektronikus aláírással és időbélyegzővel látjuk el, mely megfelel a 910/2014 EU rendeletnek. Az elektronikus hitelesítéssel ellátott dokumentum teljes mértékben helyettesíti a papíralapú iratot.

Iratselejtezés, iratszállítás
Perfekt-Doku Kft.További tevékenységeink körét gyarapítják a selejtezés és az iratok szállítása. A selejtezés során egy partnercégünkkel szállíttatjuk el a selejtezendő iratokat, melyek megsemmisítése után újrahasznosíthatóvá válnak. Cégünk vállalja az iratok elszállítását a telephelyről a raktárunkba, valamint az iratok visszaadása során felmerülő szállítást is tudjuk biztosítani.

A digitalizálás folyamata:
Perfekt-Doku Kft.