Gyakran Ismételt Kérdések

Mit jelent az OCR?

Az OCR (Optical Character Recognition) magyarul optikai karakterfelismerést jelent, mely egy olyan folyamat, amely során a beszkennelt iratok nem csupán képfájlként jelennek meg, hanem egy kétrétegű kereshető tartalmú pdf fájlként. Ennek előnye, hogy egy hosszabb dokumentum szövegében is gyorsan meg tudja találni a szükséges információkat másodpercek alatt.
Hogy történik az elkészült dokumentumok átadása?

A digitalizált dokumentumokat igény és méret szerint több formában tudjuk átadni:
- Pendrive/ külső adathordozó
- Felhő alapú tárhely
- E-mail
Igény esetén jelszóval védett fájlként adjuk át az elkészült anyagot.
Továbbá az elkészült anyagokhoz mellékelünk egy kísérőjegyzéket, mely tartalmazza a feldolgozott dossziék tartalmát és méretét (fájlok száma, oldalak száma, méret).
Hogyan viszik el tőlem a feldolgozandó anyagokat?

Egy előre egyeztetett időpontban az előre meghatározott személyektől vesszük át a feldolgozandó anyagokat (és kizárólag ezen személyeknek is adhatjuk vissza – szerződésben rögzítjük). A dokumentumok átvétele során minden esetben készül egy „Átadás átvételi jegyzőkönyv”, mely tartalmazza az elvitt dokumentumok mennyiségét és tartalmát.
Meddig tárolják a már átadott, digitalizált anyagaimat?

Átadást követően további 2 hétig (14 naptári nap) tároljuk ezen dokumentumait biztonsági okokból. Ezután végleges törlésre kerülnek adatvédelmi okokból.
Adatvédelem

A szerződés megkötésekor Adatkezelői és feldolgozói megállapodást kötünk, illetve Titoktartási megállapodást is, továbbá az átadást követő 14 nap leteltével véglegesen töröljük feldolgozott anyagait, így biztosítva adatai védelmét.
Digitális átállással minden papíralapú folyamatom megszűnik?

Nem feltétlen. Szükség szerint fokozatosan is át lehet állni papírmentes irodává. Jellemzően 1-1 adott folyamatot, területet lehet egyszerre digitálissá tenni. Amennyiben ezek már működőképesek, könnyebb, gördülékenyebb lesz a többi terület átállása is.
Tört évben, vagy év elejétől kezdjem inkább az átállást?

A digitális átállást érdemes minél hamarabb elkezdeni. A kezdeti időszakban – az átállás megszokásához – párhuzamosan zajlik mind a digitális, mind a papíralapú folyamatok kezelése. Ennek többek között az is a célja, hogy plusz kontrollpontot építsünk be a kezdeti időszakban. Amint a munkatársak magabiztosan kezelik a digitális folyamatokat, elhagyható a papíralapú munkavégzés.
Hogyan mérik fel vállalkozásom jelenlegi helyzetét?

Az első találkozáskor egy díjmentes kötetlen beszélgetés során megismerjük vállalkozása jelenlegi folyamatait, egyedi szükségleteit, munkatársak észrevételeit, optimalizálandó területeit, vállalkozása adottságait. E beszélgetést követően Ön dönti el, hogy szeretné-e igénybe venni szolgáltatásainkat. Amennyiben igen, komplex, vállalkozására szabott, minden esetben egyedi akciótervet készítünk, valamint segítünk, ennek megvalósításában, kivitelezésében (pl. eszköz és szoftverbeszerzés).